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如何提高会议效率的方法(掌握这8个技巧快速有效)

一次出差路上碰到老王,看他愁眉苦脸的,就问道:“你这是咋了,气色不太好嘛!”

老王回答道:“唉,别提了,公司最近年底会议特别多,一个月有十来天都在开会,开的烦死人,关键是这有些会开的一点意义没有,不但劳命伤财,而且是浪费时间。

是呀,会议效率低、变成走过场,这是很多公司现在会议都面临的一个尴尬现状。消耗了时间和精力不说,还直接造成了公司的成本浪费。

会议本身的目的就是解决问题,但由于会议技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题更加趋于复杂。

如何在会议中高效率且有效果的解决问题,才是“高效会议管理技巧”的核心议题。

1⃣️、要提高我们的会议效率,首先要找到会议效率低下的问题和症结在哪里。以下是一些常见问题:

  • 公司主管都不知道何时是开会的最好时机,很多重要的会议都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
  • 许多主管对于何时开会都不征询员工的意见,也没有提前告知,这使得员工疲于奔命,甚至得延后和放弃其它会议。
  • 有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户有约再先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。
  • 会议上往往为了某个和主题不相关的问题展开了激烈讨论,结果重要的事情耽搁了,最终会议草草了事。

2⃣️、造成会议效率低下的原因有很多,总结下来无非是由7个原因造成的。

1、会议时间

会议安排在即将就餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会;或者是安排在要下班或业务繁忙的时间,员工参与度不高。

2、会议地点

会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行;或者会议地点周边声音嘈杂,影响与会者的情绪。

3、会议对象

必须出席会议的人未到,通知来的是一些和会议内容可有可无的参加者。

4、主持人技能

会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。

5、参会者技能

参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议脱离主题,导致会议失败。

6、会议准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜,让与会者提前做好相应会议准备,致使会议拖沓而无成效。

7、会议主题不明确

开会的原因、目的和结果不明确,致使会议开的毫无意义,只能宣告失败。

在这造成会议效率低下的7种原因中,有3种原因是会议的“致命伤”,需要会议组织者特别关注,这3种原因是:主持人的技能、会议的时间和会议的准备工作。

3⃣️、所以要真正组织好一场高效的会议,就要做好如下3个规范:

1、会议时间安排的规范

1)、上午8—9点之间,正是员工从家到公司,准备一天开始工作的时候,这个时候的员工,心绪还有些混乱,发言的欲望还美被唤醒,需要一点时间进入到工作状态。这个时候不适合让员工回应会议提议或进行业务分析。

2)、上午9—10点之间,员工已经开始进入工作状态,这个时候最适合进行一对一的会谈,同时也是进行业务会谈的最佳时机。

3)、上午10—12点和下午1—3点之间,最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。

4)、下午3—5点之间,最好不要安排会议,这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,这个时段举行会议往往事倍功半。

2、会议本身规范

1)、所有与会者将每周工作安排时间表交给时间安排人,找出最适宜所有参会人的开会时间。

2)、超过1小时就会议应有书面通知,议程表及相关资料。

3)、准时开始、准时结束。

4)、各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

5)、所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则非常重要,需要特别注意。

6)、意见不同是好事,讨论才能面面俱到。

7)、会议结束2—3天后,所有与会者应该拿到会议记录。

8)、所有与会者承担起对会议质量进行反馈的职责。

3、会议固定流程规范

1)、会议的开始,具体包括:致欢迎词—阐明会议目的—交流会议议程—介绍会议时间安排—相关规章制度—指定会议记录人

2)、会议进行中,可以分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三,具体包括:分享话题和目标—交流信息—产生主意—做决定—确认行动—总结。

3)、结束会议,具体包括:总结—安排下次会议时间和议题。

在会议实施流程中,有两个关键点是最容易让人忽视的,一个是会议前的准备,另一个是会议后的追踪。这两个关键点是保证会议成败的关键。

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