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写电子邮件的格式范文(电子邮件包括的内容)

以前一次偶然的机会,有幸随全球饮料巨头市场部主管学习过邮件和会议应用的技巧,得益于这些技巧,自己在工作中也积累了不少经验。

这些年在职场中认识无论是小白or资深人士,发现他们许多人都没有懂得如何正确书写邮件,更有部分人存在让人啼笑皆非的陋习。

有时候他们发出去的邮件虽然不至于被人回复耻笑,但是想必具备专业水平和外企文化的人在看到的那一刻已经对你的背景了如指掌。

邮件的书写展现的是一个人的谈吐、背景、资质,如果你不会写邮件,会让人对你印象分大减哦!尤其是日常商务往来,很多时候我们跟客户的第一次接触是在邮件上,一封好的邮件impressed对方

E-mail由3个sections组成:主题、正文、结束语,我们分别看看每个section运用得好的秘籍:

【主题】

遵循以下三个原则来善用主题!邮件的主题是直接显示在收件人的邮件目录里,你的收件对象肯定会优先处理那些跟自己密切相关的标题文件。

①善用【】这个醒目的中括号,把重点核心内容放进去,后跟邮件内容概要或者内容所属的项目名称;

②把重要的字眼放在主题的靠前位置;

③主题一定要言简意赅,让人一目了然知道这封邮件是跟什么事情有关的?例如以下,Cecilia不需要打开就知道这是一封需要她批复的邮件。如果有时间限制的,并且对方是你的客户或者上司,你还可以这样写【需劳烦Cecilia在17:00前批复】后跟邮件相关项目名称。

切忌写完中括号里的内容就完事,后面一定要跟邮件相关的内容,中括号里只能是特别提醒的内容!

【正文】

注意电子邮件都是英文书写格式,所以另起一行也必须从顶格开始!

很多没有系统学习过邮件书写的人都习惯在邮件称呼第二行起空两格再开始写内容,这是错误的!

还有屡次在称呼对方“Dear XXX”后,还写上一句“你好”的,也是错误的。西方在称呼Dear XXX,已经是包含了问候的意思,你还重复一句“你好”,非常突兀,也暴露了你英文渣得不行。

Dear和你好,二选一,即可。

面对跟你还不熟悉的人,尤其是初次接触的,开头直接写对方名字,第二行起写“您/你好”,会更加合适。这不难理解吧?初次接触就跟对方dear dear的,就像你一个初出茅庐的小伙子,第一次随领导去客户公司拜访,见到客户老板,居然上前就是一个搭肩膀称呼对方哥们一样,合适吗?不尴尬吗?

有附件的邮件,附件内容必须在正文也提及,为了方便客户阅读,让对方选择是否打开附件详细看。我习惯每次发邮件之前都先把附件插好,避免每次总是写到最后忘记放附件就发出去了。

写邮件正文切记不能啰啰嗦嗦言不由衷,尤其是面对外企的客户,他们人均每天接收邮件上百封,如果你每每发出一些让人看着不耐烦,甚至来气的邮件,久而久之,客户就不待见你了。

需要对方回复或者注意的事项,highlight或者加粗字体表示,并且注明相关的deadline;

highlight的颜色不能乱用,否则你的邮件正文成了五花肉惨不忍睹。highlight通常分为字体本身颜色,以及字底部填充背景色,酌情使用,通常字体用红字,底部填充则用亮黄色或者浅绿色。

遵循视觉原理,细线条用深色,背景色块用亮浅色为宜

【结束语】

结束语遵循礼貌且热情的原则即可,切记命令式的结束语,以及重复的祝福语。

视乎你和收件人的关系,结束语可以适当使用标点符号组成的表情来调剂氛围。例如以下的“请随时联系我”后面可以跟 :) 这样的笑脸符号,让对方知道你十分乐意随时为他效劳。

结束语之后就是每封邮件底部的个人名片了,建议设置名片的显示是包含每次发出/回复/转发的邮件,都带有你的名片,这样方便大家看到你的联系方式,不用找来找去的。

最后补充两点:

(一)邮件的tone

无论是主题、正文,还是结束语,都必须按照收件人跟自己的关系来区分礼貌对待

如果是上司、客户,使用敬语,全程用“您”代替“你”;

平级之间可以表达得适当活泼一些,让对方感受到你的亲切和友好;

发给下属的则适当给予鼓励和关心。

(二)善用抄送和密送名单

至今还傻傻分不清抄送和密送的人还存在吗?相当多!

首先,主送名单肯定是必须收到你邮件的人,相当于小说里的主人公!抄送名单里放需要同步了解邮件内容的人就行了,至于密送名单,切记是你不希望收件人(包括抄送对象)知道此邮件还发给了谁?

为安全起见,一般我不会使用密送,而是选择将已发送成功的转发给需要了解这封邮件内容或者这项工作进展的人,例如上司,或者团队里的其他成员,他们不对外,但是可以通过邮件的转发让他们了解你工作对外沟通的进展。

密送还有一个好处是,可以将邮件同时发给所有收件人,但收件人们不知道都有哪些人收到你的邮件。这个功能适用于例如项目统一发标给所有竞标公司,人数太多,挨个发效率低,统一发,保密发,可以使用密送功能。

现在有些邮箱有“分别发送”功能,也很好解决这方面的要求。

写邮件跟掌握沟通技巧一样重要,因为邮件往来本身就是一种沟通!

大家在写邮件这件事情上有哪些烦恼或者发生过哪些有趣的事吗?欢迎留言分享

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