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outlook2016使用教程技巧(outlook2016数据文件设置)

公司的两大牛B系统,Peopleready和Speed相继开通邮箱功能,Outlook中的信件猛增,这是极好的事情,让更多的信息能够及时的分享,但也出现了同事们的困惑,那么多邮件应该如何管理?

分享自己的几个Outlook经验和方法,介绍给大家..

1.开启“对话”功能:

在Outlook2010开始,微软增加了海量邮件管理的功能,就是对话功能,位置如下图:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

强烈大家打上勾,这样邮件的发送和回复就很清楚,在业务上进行跟踪就很方便,在MailList的显示中,如下图:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

单击或双击三角箭头,就会展开邮件的发送和回复功能,简单的讲,就是方便知道某一个邮件和另外的邮件“有染”。

2.制定分类规则

将Peopleready和Speed的邮件自动放入对应的文件夹,效果如下:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

方法也很简单:首先建两个文件夹

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

然后建立规则:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

对应发件人的地址,放入对应文件夹即可。

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

需要知道的是:Outlook的规则分为两类,一种为服务器规则,即规则订好后,会自动同步到服务器上面,就算系统崩溃重新安装配置Outlook,文件分类和规则依然存在。还有一种为客户端规则,也就是说一旦重装,这类规则需要自己重新创建。

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

比如上图中的,我设定了一个只要抄送给我的邮件都是蓝色标记。

三个规则同时生效,就会产生下图的效果:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

还需要知道的是:规则只在创建后生效,也就是说之前的已经从peopleready和Speed发来过的邮件是不会分类到文件夹中,只有创建规则后,发来的邮件系统才会归类。

那我就是想看所有的peopleready或Speed的邮件怎么办?那就是看第三招

3.创建搜索文件夹

先给大家看效果:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

创建了一个叫peopleready的搜索文件夹,一点,右侧就是全部的peopleready邮件,保证是最全的。当然这个功能需要计算机够快,如果邮件很多,搜索可能会比较慢。

当然你活用设置很多搜索文件夹,比如我创建了一个我的头的搜索文件夹Marco OU,他发我的邮件就全部在里面。

比如创建一个每周一技的文件夹,当然条件就是邮件主题包含“每周一技”四个字。

简单的理解搜索文件夹就是创建一个临时索引,实现动态邮件归类,个人感觉比规则好,也推荐大家。

搜索文件夹创建方法如下:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

以上三个方法,可以有效管理邮箱列表和内容…

4.邮件列表颜色标记功能

前些日子,有同事问我,如何一看邮件列表就知道那封信是谁寄来的,其实就是所谓的颜色标记功能,比如我的头Marco OU发来的邮件就是红色,如何设置的呢?很多同事都在规则里面去找,其实不是。

先给大家看一下效果:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

看Maillist…都是红色的。怎么实现..告诉大家:

利用邮件的视图设置功能,步骤如下:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

下图点击“条件格式”

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

添加一个Marco的条件..点击“条件进入”:

Outlook技巧:如果利用Outlook高效管理海量邮箱?

设置好你的条件。是不是很简单。。

灵活使用视图设置功能会提高你邮件的管理效率。如果你条件弄乱了怎么办?没事,重置一下就好,不会破坏邮件内容。


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