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知识库软件推荐(最好用的知识库软件)

知识管理的重要性不言而喻,之前公司采购知识管理工具时,做了不少功课。

目前市面上的知识管理软件大致有两种:

第一种,以文件为核心,重内容存储,这种相对来说,市场不算大,比如像网盘类的。

第二种,以文档为核心,重分享与联动,因此团队协作的灵活性是他们的特色,比如像知识库类的。

推荐几个典型的知识库管理软件~

一、国内

1、语雀

没记错的话,蚂蚁金服在2018年孵化了语雀,原本只是为了满足内部写技术文档的需要,之后才慢慢演变为面向团队的知识库,直至商业化。

我们团队之前用了半年多,像基础的功能:文档编写、目录架构、安全、权限、存储就不说了,能满足大部分的文档管理需求。

“像写博客一样写文档,像写书一样构建团队知识库”,的确是它的优点。(写文档体验感一流,给我增加了好多输出的动力)

知识库架构也蛮有特点,分为文档知识库、资源知识库、画板知识库和话题知识库四类,每一类对应不同的用途:

  • 文档知识库——可在线编辑文档。
  • 资源知识库——本地上传,在线预览。
  • 画板知识库——作图、设计。
  • 话题知识库——分享讨论,知识沉淀。

原本这样的结构化设计会造成知识板块的割裂,但升级之后,它又支持文档知识库和资源知识库的联动了——比如:文档知识库的链接、图片可以存入资源知识库,可随时调用,自动匹配内容格式等等。

但标签功能对于需要跨团队协作的人真的很不友好。因为标签只能在个人或者团队内部生效,也就是外部你是看不到这个标签的,这个设计也是很迷了。(现在不知道有没有更新)

最后没继续用语雀,是出于公司属性(重数据、弱文档)——我们需要一个能满足数据和文档结合展示的知识管理库,但语雀更偏向于文档类,对于我们来说,确实是挺大的一个短板。

2、简道云知识库

简道云的知识库是我们现在正在用的,去年参加了他们的内测,因为公司的管理系统就用的简道云,因此当时负责人还是蛮重视这个知识库。

同样,像富文本编辑、结构化存储、大容量、可分享协作、安全性强、支持权限设置这些功能我就不说了,都有。

他们的知识库,沿袭了产品的特点(重数据管理、重流程协作),因此可以把知识管理与工作流结合起来。

比如每周的周报,系统会有提醒,点击填写表单之后,可以直接汇总到知识库,减少中间环节,一步到位(像工作复盘、案例汇总、方案总结都可以这么操作),还有不定期的需求提醒、知识库新增提醒等等:

这种很大程度上提高了便捷性,同时盘活知识库,以往容易流失的内容都在知识库沉淀了下来。

因此我们的一些多部门共享使用、维护、需要公示透明的知识信息,都管理在此处:

除此之外,简道云的仪表盘也对知识管理有很大的buff加成,在知识库中插入表单+仪表盘,我们的文档可以和数据图表相结合展现,同时不断更新:

将表单导入知识库,可以直接在知识库填写,填写完成后直接汇总保留在知识库,这样中间跳转、单独上传的麻烦就没有了。

知识库填写信息

信息生成仪表盘

因此,日常工作中经常需要做流程管理、数据分析,想要让业务流程和知识沉淀联系更紧密的,强烈推荐。

3、Baklib

主要是做产品知识手册,帮助企业搭建帮助中心的一个软件。

(图源官网 | Baklib帮百度爱番番制作的帮助中心)

它提供丰富的主题模板,可以根据不同的场景、需求来选择。

  • 例如云雀知识库模板(每一个主题都有一个特别诗意的名字),它是一个适用于栏目结构复杂,文章较多的知识管理主题模板,但最多只支持三级导航目录,对于一个企业级的知识管理库而言,明显不太够。
  • 轩墨成书模板更适用于个人使用,以卡片的形式排列,体量较小的话,推荐这种模板,比较直观,视觉感较好,体量较大,就不推荐了。
  • Guide Leap是典型的做产品手册的模板,大图背景加卡片式展示。

除此之外,还提供更多丰富的模板,博客式、时间线式、全展开式等,可按需选用。

最后总结一下,Baklib的知识库,丰富模板是优点,可以选择不同的布局格式,但硬功能有点差,结构化,目录检索功能体验都不是很好。如果不是用它来管理一个企业的知识,只是个人使用或者只是简单搭建一个帮助平台的话,还是不错的。

4、ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年发布的一款知识库管理工具。除ONES Wiki外,还有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等产品,覆盖产品研发全流程,专注于为企业提供研发管理工具及解决方案。

以 ONES Project 为核心,Ones Performance负责研发效能分析与团队绩效管理、TestCase做测试和计划管理、Pipeline做研发管理、Plan做项目集成管理、Desk做工单管理、Wiki 进行知识性互动与管理,相互之间形成联动,互相赋能。

(图源官网 | ONES产品矩阵图)

这么一比,反倒ONES Wiki在其中显得很逊色。

树状结构、安全管理、权限管理、文档管理在我看来都不是它的优势,因为这是每个知识库都应该具备的基础功能,只是有的软件可能更硬核,有的稍逊色。作为一款团队知识沉淀与分享交流的平台,与ONES Project的集成是ONES Wiki的最大优势,如果单独使用ONES Wiki作为企业知识库管理工具,而在工作流上无法和ONES Project适配的话,那就很鸡肋了,无法体现ONES Wiki的优势。

如果要整体部署的话,还是挺贵的。

5、坚果云

坚果云支持在线编辑、markdown编辑、多端同步、历史记录可修复、可与他人同步文件,免去多人文件传输的麻烦,同时支持设置文件权限,设置文件保护锁,保障文件信息安全。

(图源官网)

如果以上还只是作为办公协同工具/知识管理工具的基础功能,还没有啥好夸赞的。那支持WebDAV应该算是坚果云的一个亮点了,熟悉网盘市场的朋友应该知道,国内网盘应用很少有支持WebDAV的。通过WebDAV可实现与第三方软件的连接,比如wps、OneNote、NoteBility、PDF Expert、邮箱等应用,很大程度上增强了便利性,再加上上传下载不限速,对企业办公来说,可以很大程度上提高工作效率。

分为团队版和企业版,团队版文件托管在公有云,企业版文件保存在内网服务器,支持API,可根据自身需求选择合适版本。

二、国外

国外的知识库,也给大家推荐几款,虽然国内的几款基本可以满足需求了。

但国外的知识库软件有很多真的做的很不错。问题是布局在国外,用起来可能不能很好适配,在部署和维护成本、使用体验上可能就大打折扣。

1、Confluence

Confluence是专业的企业WIKI,开源、可开发。

采用空间—页面架构,树状组织结构,可Jira集成,适应不同的工作场景。编辑页面时,左侧目录栏相应改变,可以一次性完成目录结构与页面创建的修改编辑。

支持12个人同时编辑一个页面,更改会实时自动保存并同步,团队成员之间可分享、关注、评论点赞。

Confluence Cloud中还覆盖了会议记录、产品要求和营销计划等70+模板,支持丰富的文本编辑形式,图表、视频、代码、附件……有用户反映在文件导出时可能会产生缺失、乱码问题。

目前该软件有三种托管选项,一是通过Confluence Cloud帮助团队托管站点,不需要配置服务器或存储,也不再需要进行后期维护,自动升级就可以访问最新的功能;二是自托管解决方案,即为团队提供各种配置选项,以满足协作需求;三是可托管在自己的硬件上,自定义设置,对细节和数据监管有跟严格要求的可以选择这一种方式。

但服务器布局在国外,使用体验不是很好。

2、Notion

Notion于2016年问世,集项目管理、任务管理与知识库于一体,算是一款年轻的在线团队协作工具。

主要有三个功能:

  • 团队百科:将团队知识沉淀,转化为可以寻找得到的答案
  • 项目管理:在看板或列表中自定义工作流程
  • 共享文档:内容分门别类,实现高效协作

Notion中有一个很重要的概念——Block(模块)。在Notion中,文字、图表、链接……一切皆是模块,能像搭建积木一样搭建团队的知识库。而Page(页面)和 Database(数据库)更像是两种特殊的模块。共享工作区内,模块可以无限嵌套,将所有内容分门别类放置,不仅可以防止文件丢失,也更方便内容的轻松调取。

Notion的使用有以下几个特色:

  • 易于编辑,自由度高。模块的操作就像移动砖块,拖放就可以实现添加、嵌入等。
  • 注重搜索功能。Notion在编辑过程中就注重内容的结构化(方便检索),同时还有快速查找功能,无论是企业内部的制度政策、公司目标、员工的联系方式、还是项目实践等任何重要的信息,都能够轻松地快速获取。
  • 整合应用工具。Notion在概念页面上嵌入了500多个应用程序,一站式提供了可能需要的应用工具。
  • 安全性较高。SSL,静态数据库加密以及每个季度独立的安全审核。
  • Notion从到到尾都有emoji的使用,让协作显得更为活泼和轻松。

其实Notion的使用是需要一定的学习门槛,不过为了能够让新人更好的上手,Notion官方提供了许多模板,可以直接套用。

满足 MAC/WIN/iOS/Android 客户端,多终端适配,使用起来更得心应手。

不足之处在于,Notion 目前只有英文版和韩文版。Notion的服务器在国外,而文档存储在云端,读取速度在很大程度上是取决于服务器的速度,所以在国内使用还是存在打开慢,使用卡顿,延迟等问题。

3、KnowledgeOwl

KnowledgeOwl 也是一款专注于做知识库的软件,正如它的宣传语:KnowledgeOwl只做一件事——做很棒的知识库软件。

编辑界面简洁明了,使用WYSIWYG编辑器(所见即所得)创建内容。在编辑页面可以创建文章模板或使用全局片段快速添加新内容,也可以创建自定义的单篇PDF或整个知识库的PDF,文件、图像、视频等可随意拖放嵌入。

在KnowledgeOwl上创建知识库,自由度较高,可以完全自定义内容和风格,例如自定义徽标、颜色、字体、样式等,添加自定义的CSS、HTML和Javascript等等,手机、电脑均可使用。

知识库中的共享文件,将会以类别和子类别进行划分,用户还能在使用过程中使用术语或短语标签关联文章以便搜索和查阅。

用户在创建初就可设定知识库的查看、访问和编辑权限,软件使用SSO( Single Sign On )来进行身份认证,以确保内容安全并防止未经授权的访问,总之,知识库的安全性可以得到一定的保障。

总体来说,企业知识管理在于把控知识生产、协作、分享与存储的全流程,从而提高知识的利用率、留存率、转化率及创新性,最终带动企业提高工作效率、为企业发展赋能。

所以说,搭建知识库的关键在于用活知识、为员工赋能、为企业提效。

想要达到以上目标,在选择知识库的时候,就要考虑自身最核心的需求是什么,是否有较强的易用性、交互性、安全性、私密性和易检索性,能否真正为业务发展锦上添花。

以上,就是我们公司采购知识管理软件的经验分享,欢迎大家留言讨论。

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